Det råder inga tvivel om att näringslivet, och världen överlag, främjar automatisering i allt större utsträckning. Utan anställda är det dock svårt – om inte omöjligt – att bedriva en konkurrenskraftig verksamhet. Robotarna har ännu inte lyckats ta över.
Att kunna ta hand om sina anställda och deras löner är således en vanlig utmaning som majoriteten av företag och organisationer måste bemöta. Löneadministration är ett komplext arbete, men lyckligtvis finns det flera relativt enkla metoder och principer att implementera för att effektivisera processen samtidigt som man minimerar risken för fel. I följande artikel ska vi undersöka några av dessa.
För att lönehantering ska gå smidigt, krävs det att man har en stabil grund att arbeta från. Genom att implementera standarder, policy och rutiner kan man skapa sig en bra bild redan i förväg av hur lönehanteringssystemet kommer att se ut. Betalningsscheman, övertid, skatteavdrag, diverse förmåner och andra relevanta faktorer av löneberäkningen, är någonting som måste hållas i åtanke. Personalen eller systemet som ansvarar för utbetalningen av löner måste ha en tydlig referens. Detta minskar risken för missförstånd – speciellt när det kommer till nyanställda. Det gör det också enklare att hantera utbetalning av löner till personal med specialutformade anställningskontrakt.
Om det sker tvister eller liknande är det också viktigt att ha ett protokoll för hur man ska hantera processen. Allting handlar om transparens. Löner måste hanteras rättvist, effektivt och tydligt. Tydliga rutiner är alltid första steget när det kommer till lönehantering.
Genom att använda en av de många moderna lönetjänster och program som finns tillgängliga på marknaden idag, kan man snabbt och enkelt effektivisera sin lönehantering utan större insats. Automatiserade system kan hantera alla de komplexa beräkningar som krävs snabbt och effektivt. Den mänskliga faktorn finns självklart alltid där, oavsett om systemen är automatiserade eller inte, men antalet småfel kan drastiskt minskas med rätt programvara.
Lönehanteringssystem kan dessutom integreras med befintliga programvara – till exempel program som hanterar bokföring och andra integrerade företagssystem. Det minskar också risken för att väsentliga data går förlorade. Många lönesystem är nämligen molnbaserade och implementerar interna säkerhetslösningar. Att kunna kartlägga anställdas löner för att hitta fel eller mönster är också ovärderligt.
Som företag är det självklart viktigt att man följer lagen. Någonting man däremot inte får glömma är att lagar och avtal har en tendens att genomgå förändringar – ofta ganska snabbt och utan förvarning. Ingenting är statiskt i näringslivet, så det gäller att hålla sig uppdaterad om vad som gäller juridiskt. Om man inte följer lagen kan det leda till böter eller i värsta fall rättsliga tvister. För att undvika detta bör man anlita både finansiella och juridiska experter som specialiserar sig inom arbetsrätt. Här kan också automatiserade lönehanteringssystem hjälpa avsevärt.
Ett företags lönesystem innehåller ofta mycket känslig information om anställda. Strikta säkerhetsåtgärder måste därför implementeras för att undvika saker som datastöld, intrång och olika sorters bedrägerier. Kryptering, ett IT-team med åtminstone en expert inom cybersäkerhet och ett stabilt lönesystem kan drastiskt minska risken för intrång.
Med rätt lönesystem förbättras inte enbart effektiviteten, utan också säkerheten. Datahantering automatiseras, molnbaserade lösningar implementeras (ofta med inbyggda säkerhetsrutiner) och den administrativa bördan på anställda minskar, vilket i sin tur minskar risken för att felsteg i säkerhetsrutiner inträffar.
.png)
